対象ユーザーを使って、ビューのアクセス制御っぽいことを実現する

小ネタ、というかメモとして書いておきます。

ご存じのように、SharePointではビューに固有のアクセス権をつけることはできません。
が、ちょっとした工夫でアクセス制御っぽい機能を実現することができます(「ぽい」です、あくまで)。

SharePointのwebパーツには、「対象ユーザー」を設定することができますよね。
リストのビューもwebパーツではあるので、対象ユーザーを設定して特定のユーザーにしか見せないようにできます。

【設定手順】
※以下、画面は2010ですが、2013でも同様にできることを確認しています。

①アクセス制限をかけたいビューを表示した状態で、「サイトの操作」→「ページの編集」を選択します。
②リストビューwebパーツのドロップダウンから、「webパーツの編集」を選択します。
20150114-1
③webパーツの設定画面の「詳細設定」セクションの「対象ユーザー」に、ビューにアクセスさせたいSharePointグループを指定し、「OK」をクリックします。
20150114-2
④リボンで「編集の終了」を押して保存します。
以上です!

これで、指定したグループに登録されていないユーザーは、ページにはアクセスできるもののビューが表示されません。
20150114-3
リボンにも「参照」タブしか表示されず、いい感じです。

厳密にいえば、隠してるだけでほんとのセキュリティではないのですが、こんなやり方もあるよ、ということで。

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集計値列を使ってファイルを作成年度ごとにグルーピングする

ささいなことなのですが、意外と便利かも?なTipsです。
SharePoint2010で検証しましたが、2013でもいけるんではないのかなぁと思ってます。

ライブラリのビューでファイルの作成年度ごとにグルーピングしたいなーんてときに、いちいちファイルのプロパティに手入力で設定するのはダルいです。
こういうときこそ、集計値列の出番です。

ライブラリに集計値列を追加し、数式に以下のように設定します。

=IF(MONTH([Created])<4,
TEXT(DATE(YEAR([Created])-1,MONTH([Created]),DAY([Created])),"yyyy"),
TEXT(DATE(YEAR([Created]),MONTH([Created]),DAY([Created])),"yyyy"))

で、ビューの設定でこの列でグループ化します。
140625-1

フォルダを使ってるときには、ビューの設定でフォルダを外して表示するようにしてもいいですね。
140625-2

なお、集計値列で使える式については、以下のMSドキュメントに詳しくのってます。

集計フィールドの数式.

小ネタでした!